DEFINICION DEL CARGO DE COMPRADOR

 

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

 

CARGO: COMPRADOR

 

NATURALEZA DEL CARGO

El cargo se ubica en el nivel administrativo;  como parte del giro central del negocio,  adquiere relevancia en la toma de decisiones, las cuales son fundamentales para el éxito comercial de la empresa.

 

FUNCIONES DEL CARGO

Responsable de la gestión de compras, negociación, comercialización y logística. Planifica, organiza y coordina las actividades relacionadas con el área de compras, la adquisición de mercancías y artículos diversos para la compañía.  Contacta y entrevista a proveedores locales y extranjeros con el fin de  negociar los contratos de compra con el objetivo de un abastecimiento eficiente para ganar ventaja competitiva en las ventas. Igualmente es responsable de la administración y rentabilidad de las categorías de mercadería asignadas.

Adicionalmente, panifica y aplica planes de venta y mercadeo basado en el estado de ventas y la evaluación del mercado.

Fija las listas de precios, los porcentajes de descuento y los plazos de entrega, presupuesto para campañas de promoción de ventas, los métodos de venta, incentivos y campañas especiales.

Coordina los estudios de investigación de mercados en el área, para determinar las necesidades y gustos de los consumidores, así como la competencia y estado actual de los mercados donde opere la empresa.

Vigila la eficiencia del rubro de gastos de ventas y asegura la utilización racional de los recursos.

 

TAREAS.

ADMINISTRATIVAS.

1.         Administrar las líneas de precios y rangos de márgenes de utilidad.

2.         Administrar el inventario de mercadería en función de la rotación, cantidades por Tienda, clasificaciones, precio, calidad, proveedor  etc.

3.         Desarrollar y mantener programas de artículos básicos.

4.         Realizar análisis proveedores y mercaderías.

5.         Realizar la planificación de ventas.

6.         Realizar análisis de ventas de forma periódica. (semanal, mes, temporada etc)

7.         Realizar control del sistema OPEN TO BUY. ( presupuesto para comprar).

8.         Establecer estándares de surtido en cuanto a marcas, estilos, colores, cantidades,  etc.  en cada  sucursal.

9.         Coordinar las funciones y actividades del asistente de compras, cuando esté bajo su cargo.

 

OPERATIVAS.

1.        Elaborar ordenes de compra.

2.        Revisar  correo electrónico  y comunicaciones recibidas.

3.        Realizar traspasos de mercadería.

4.        Comunicar mediante Memorando las devoluciones a proveedores.

5.        Registrar al sistema los SKU de  productos nuevos.

6.        Actualizar la información de SKUS ( precio, costo, referencia, proveedor, cantidades etc.)

7.        Atender solicitudes de mercadería de cada Tienda.

8.        Generar lotes de cambios de precios  y comunicar a los puntos de ventas.

9.        Mantener estrecha comunicación con el personal de Tiendas,  filtrando necesidades e ideas

10.      Colaborar con el Centro de Distribución en  las funciones de etiquetado y distribución de las mercaderías a los puntos de venta.

11.      Colaborar con las exhibiciones en los puntos de venta, de acuerdo al manual de Presentación Visual.

12.      Resolver incongruencias con SKUS.

13.      Programar visitas a las Tiendas, dando apoyo directo al punto de venta, orientación y capacitación al personal, respuesta a consultas y  seguimiento del movimiento en ventas.

14.      Archivar documentos varios que tienen que ver con su gestión.

 

TAREAS COMERCIALES.

1.        Realizar estudios de  mercado, tendencias, estadísticas, moda y consumo.

2.        Mantener actualizado el catalogo de proveedores.

3.        Mantener excelentes relaciones comerciales  con proveedores, con fin de obtener colaboración y servicio.

4.        Asegurar una posición de preferencia  ante los proveedores.

5.        Buscar constantemente nuevas y rentables fuentes de abastecimiento.

6.        Programar visitas con los proveedores.

7.        Negociar con proveedores  plazos, descuentos, beneficios, devoluciones y condiciones varias.

8.        Informar en forma proactiva a los proveedores,  procedimientos nuevos de trabajo.

9.        Informar a los proveedores los movimientos de  ventas de sus productos.

10.      Definir, clasificar y evaluar a los distintos proveedores de acuerdo a su modalidad contractual (tercerización, consignación, convencional).

11.      Establecer alianzas con proveedores para desarrollar productos.

12.      Comprar mercadería de acuerdo a las líneas de precio sugerido, precio, calidad y necesidades de los clientes.

13.      Maximizar la venta  de productos de alta rotación y marginalidad.

14.      Apoyar el manejo publicitario de la Tienda.

15.      Coordinar la capacitación del personal con los proveedores.

16.      Planificar las de temporadas especiales.

17.      Planificar promociones y rebajas de mercadería.

18.      Desarrollar ideas de nueva mercadería en coordinación con los proveedores.

19.      Asistir a las reuniones del pool de publicidad.

20.      Acatar la política  de ética en las negociaciones.

21.      Coordinar y supervisar  la imagen y presentación de las secciones en el área de ventas.

 

RESPONSABILIDADES.

Sí tiene responsabilidad por firma. Firma en órdenes de compra y documentos de trámites generales.

Responde por el equipo de oficina.

Responde por valores, administrar eficientemente el presupuesto asignado para las compras.

Es responsable por personas.

Es responsable por información confidencial, información general de origen gerencial.

 

RELACIONES INTERPERSONALES.

 

SUPERVISIÓN EJERCIDA.

Supervisa directamente a los ocupantes del cargo “Asistente de Compras”.

 

SUPERVISIÓN RECIBIDA.

Recibe supervisión directa por parte del Gerente General.

Recibe supervisión indirecta por parte del departamento de Auditoría.

 

OTRAS RELACIONES.

Estrecha y de suma importancia y relevancia las relaciones que mantienen con los proveedores y colaboradores de la empresa.

  

CONDICIONES DE TRABAJO.

El trabajo se desarrolla en condiciones no. Reducido espacio físico de oficinas que entorpece la distribución de las visitas (proveedores) .

 

PERFIL Y REQUISITOS.

 

DESCRIPCIÓN GENERAL.

Edad:                 De 23 – 35 Años

Nacionalidad:     Costarricense (preferiblemente).

Sexo:                 No Determinante.

Estado Civil:       No determinante.

 

REQUISITOS ACADÉMICOS.

Preferiblemente profesional titulado, o que se encuentre finalizando estudios en Administración de Empresas, Mercadeo y Ventas,  Ingeniería Industrial o publicidad.

 

CONOCIMIENTOS BÁSICOS.

Conocimientos avanzados del ambiente Windows y de herramientas como Word, Excel, Power Point, Project Manager y Acces.

Conocimientos de sistemas de administración de Inventarios

Bilingüe Español / Ingles

 

EXPERIENCIA REQUERIDA.

Experiencia mínima de dos años en  puestos de oficina de áreas de comercialización, ventas, compras o consumo masivo.

 

ESFUERZO FÍSICO.

El desarrollo del trabajo no requiere mayor esfuerzo físico.

 

ESFUERZO MENTAL.

El desarrollo del trabajo exige un esfuerzo mental moderado. El cargo exige la evaluación y selección objetiva de alternativas, además, exige alta coordinación para conformar grupos sólidos de trabajo.

 

PERFIL PROFESIOGRÁFICO.

Responsable.

Con Iniciativa

Altamente creativo.

Altamente dinámico.

Buen gusto.

Buena organización.

Alta capacidad y criterio objetivo  en toma de decisiones.

Buen manejo de sus relaciones públicas

Habilidad numérica.

Presentación Personal intachable

Capacidad de trabajo bajo presión.

Alta capacidad de negociación.

 

ACTIVIDADES DEL COMPRADOR

 

1.-     Análisis y elaboración de los planes de ventas semestrales por cada tienda y consolidación del Departamento.

2.-     Hacer los planes de compra por marca y clasificación de acuerdo a líneas de precios.

3.-     Elaboración de formatos de cambio de precios para letreros en  el piso de venta.

4.-     Mantener al piso de venta informado sobre las compras  adquiridas en cuanto a diseño, telas, confecciones, tendencias, precios, características.

5.-     Selección y compra de mercadería directa, a través de catálogos o viajes al exterior, en base a una planificación de ventas por tienda y por clasificación.

6.-     Ingreso de pedidos locales y de importación al sistema IPMS.

7.-     Ingreso de transferencias y cambios de precios, ya sean para nivelación rebaja temporal u oferta especial.

7.-     Viajes al exterior previo elaboración del cupo de compra.

8.-     Análisis de proveedores por marca y precio.

9.-     Atender las peticiones de las diferentes tiendas y Centro de Distribución.

10.-    Control efectivo del inventario

a)    Seguimiento de los pedidos por ingresar a las tiendas.

b)    Seguimiento de la venta de la mercadería en cada una de las tiendas.

c)    Transferencias.

11.-    Atención a proveedores locales y extranjeros.

12.-    Solicitar a los proveedores del exterior, publicidad cooperativa.

13.-    Búsqueda y selección de proveedores.

14.-    Investigación de mercado.

15.-    Emitir los reportes de ventas a fin de analizarlos por clasificación y tienda.

a) Sales velocity

b) Open to buy.

c) Flash report

d) Management report

e) FIFO - LIFO.

f) Price Point

g) Open Order by Vendors

16.-    Mantener correspondencia directa con proveedores nacionales y del exterior.

17.-    Realizar el análisis mensual (por clasificación) y el Estado de Situación (por departamento).

18.-    Responsabilidad en la coordinación con Publicidad a fin de seleccionar las propuestas de mercadería para su publicación y posterior análisis.

19.-    Responsabilidad en la coordinación con Visual  Merchandising de las compras y exhibiciones relacionadas con la mercadería del Departamento.

20.-    Apoyo a las tiendas una vez por semana y en fechas especiales (ofertas, días feriados).

21.-    Asistir a reuniones

22.-    Archivar

23.-    Imprevistos

24.-    Mantener ordenado el archivo de documentos.

25.-    Evaluación de ventas de las que va a oferta.

26.-    Programación de publicidad del mes.

27.-    Análisis de ventas

28.-    Informe de eventos y temporadas.

29.-    Actualizar Open To Buy.

30.-    Seguimiento a importaciones.

31.-    Planificar compras del exterior.

32.-    Capacitar e informar respecto a marcas nuevas.

33.-    Informe de visita a tiendas y seguimiento de requerimientos.

34.-    Seguimiento al instructivo de exhibición.

35.-    Analizar el Sales Velocity.

36.-    Realizar reordenes

37.-    Realizar transferencia.

38.-    Hacer seguimiento a devoluciones

39.-    Actualizar el archivo Flash Sales Report.

40.-    Ingreso de ordenes proformas.

41.-    Ingreso de pedidos al Mac.

42.-    Ingreso de listas de mercaderías definitivas.

43.-    Análisis de efectividad de la publicidad.

44.-    Investigación de precios en el mercado

45.-    Preparar eventos.

46.-    Solicitar y distribuir materiales de exhibición y artículos de promocion.

47.-    Informe de ventas a tiendas semanalmente.

48.-    Asistencia a reunión de Pool de Publicidad.

49.-    Asistencia a reunión de mercadeo.

50.-    Contestar comunicaciones de proveedores.

51.-    Hacer pedidos de saldos.

52.-    Analizar líneas de precios.

53.-    Hacer seguimiento a requerimientos solicitados a otras áreas.

54.-    Elaborar planes de ventas

55.-    Corregir planes por varias ocasiones

56.-    Hacer y pulir la definición de conceptos de la estructura de calzado.

57.-    Mantener la distribución de mercadería de acuerdo a la capacidad de bodegas.

58.-    Ir al piso de venta a dar apoyo.

59.-    Revisar y mantener márgenes.

60.-    Evaluar mercadería antigua para liquidación.

61.-    Evaluar mercadería en saldos para liquidación.

62.-    Evaluar mercadería de lento movimiento.

63.-    Elaborar plan de compras por marcas y actualizarlos cuando cambian los planes.

64.-    Hacer el seguimiento a las marcas exclusivas y a las marcas propias.

65.-    Programar la llegada de mercadería del exterior.

66.-    Atender proveedores.

67.-    Viajar a realizar compras.

68.-    Asistir a cursos de capacitación.

69.-    Preparar proyectos y llevarlos a consulta y aprobación.

70.-    Ejecutar y llevar a cabo proyectos.

71.-    Realizar encuestas a clientes.

72.-    Hacer revisiones a pedidos.

73.-    Hacer reportes de cambio de precios.

74.-    Hacer reportes de rebajas.

75.-    Dar autorizaciones de devoluciones

76.-    Solicitar visto bueno para envío de fax.

77.-    Contestar inmediatamente las comunicaciones del mail.

78.-    Solicitar Visto bueno para extensión de fechas de entrega de mercadería.

79.-    Pedir sacar copias de fax recibidos y  enviados para archivos de Importaciones y Gerente de Compras.

80.-    Actualizar el cuadro de estado de situación de la División y Dpto.

 

FUNCIONES DEL PUESTO

 

Descripción del Puesto

Responsable de la gestión de compras, negociación, comercialización y logística.

Igualmente es responsable de la administración y rentabilidad de las categorías de mercadería asignadas.

 

Ubicación del Puesto

El cargo se ubica a nivel administrativo;  como parte del giro central del negocio,  adquiere relevancia en la toma de decisiones, las cuales son fundamentales para el éxito comercial de la empresa.

 

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

1.       Administrar las líneas de precios y rangos de márgenes de utilidad.

2.       Administrar el inventario de mercadería en función de la rotación, cantidades por Tienda, clasificaciones, precio, calidad, proveedor, etc.

3.       Desarrollar y mantener programas de artículos básicos.

4.       Realizar análisis proveedores y mercaderías.

5.       Realizar la planificación de ventas.

6.       Realizar análisis de ventas de forma periódica. (Semana, mes, temporada, etc.)

7.       Realizar control del sistema OPEN TO BUY. (Presupuesto de compras).

8.       Establecer estándares de surtido en cuanto a marcas, estilos, colores, cantidades, etc. en cada sucursal.

9.       Coordinar las funciones y actividades del asistente de compras, cuando esté bajo su cargo.

 

GESTIÓN OPERATIVA

1         Elaborar ordenes de compra.

2.        Revisar  correo electrónico  y comunicaciones recibidas.

3.        Realizar traspasos de mercadería.

4.        Comunicar mediante Memorando las devoluciones a proveedores.

5.        Registrar al sistema los SKU de  productos nuevos.

6.        Actualizar la información de SKU´s( precio, costo, referencia, proveedor, cantidades etc)

7.        Atender solicitudes de mercadería de cada Tienda.

8.        Generar lotes de cambios de precios  y comunicar a los puntos de ventas.

9.        Mantener estrecha comunicación con el personal de Tiendas,  filtrando necesidades e ideas

10.      Colaborar con el C.D. en  las funciones de etiquetado y distribución de las mercaderías a los puntos de venta.

11.      Colaborar con las exhibiciones en los puntos de venta, de acuerdo al manual de Presentación Visual.

12.      Resolver incongruencias con SKUS.

13.      Programar visitas a las Tiendas, dando apoyo directo al punto de venta, orientación y capacitación al personal, respuesta a consultas y  seguimiento del movimiento en ventas.

14.     Archivar documentos varios que tienen que ver con su gestión

 

GESTIÓN COMERCIAL

1.        Realizar estudio de  mercado, tendencias, estadísticas, moda y consumo.

2.        Mantener actualizado el catalogo de proveedores.

3.        Mantener excelentes relaciones comerciales  con proveedores, con fin de obtener colaboración y servicio.

4.        Asegurar una posición de preferencia  ante los proveedores.

5.        Buscar constantemente nuevas y rentables fuentes de abastecimiento.

6.        Programar visitas con los proveedores.

7.        Negociar con proveedores  plazos, descuentos, beneficios, devoluciones y condiciones varias.

8.        Informar en forma proactiva a los proveedores,  procedimientos nuevos de trabajo.

9.        Informar a los proveedores los movimientos de  ventas de sus productos.

10.      Definir, clasificar y evaluar a los distintos proveedores de acuerdo a su modalidad contractual (tercerización, consignación, convencional).

11.      Establecer alianzas con proveedores para desarrollar productos.

12.      Comprar mercadería de acuerdo a las líneas de precio sugerido, precio, calidad y necesidades de los clientes.

13.      Maximizar la venta  de productos de alta rotación y marginalidad.

14.      Apoyar el manejo publicitario de la Tienda.

15.      Coordinar la capacitación del personal con los proveedores.

16.      Planificar las de temporadas especiales.

17.      Planificar promociones y rebajas de mercadería.

18.      Desarrollar ideas de nueva mercadería en coordinación con los proveedores.

19.      Asistir a las reuniones del pool de publicidad.

20.      Acatar la política  de ética en las negociaciones.

21.      Coordinar y supervisar  la imagen y presentación de las secciones en el área de ventas.

 

DEFINICION DE FUNCIONES DE GESTION DEL COMPRADOR

 

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

1.     Administrar las líneas de precios y rangos de márgenes de utilidad.

2.      Administrar el inventario de mercadería en función de la rotación, cantidades por Tienda, clasificaciones, precio, calidad, proveedor etc.

3.      Desarrollar y mantener programas de artículos básicos.

4.      Realizar análisis proveedores y mercaderías.

5.      Realizar la planificación de ventas.

6.      Realizar análisis de ventas de forma periódica. (semanal, mes, temporada etc.)

7.      Realizar control del sistema OPEN TO BUY. ( presupuesto para comprar).

8.      Establecer estándares de surtido en cuanto a marcas, estilos, colores, cantidades, etc. en cada sucursal.

9.      Coordinar las funciones y actividades del asistente de compras, cuando esté bajo su cargo.

 

GESTIÓN OPERATIVA

1.      Elaborar órdenes de compra.

2.      Revisar correo electrónico y comunicaciones recibidas.

3.      Realizar traspasos de mercadería.

4.      Comunicar mediante Memorando las devoluciones a proveedores.

5.      Registrar al sistema los SKU de productos nuevos.

6.      Actualizar la información de SKUS (precio, costo, referencia, proveedor, cantidades etc.)

7.      Atender solicitudes de mercadería de cada Tienda.

8.      Generar lotes de cambios de precios y comunicar a los puntos de ventas.

9.      Mantener estrecha comunicación con el personal de Tiendas, filtrando necesidades e ideas

10.    Colaborar con el C. D. en las funciones de etiquetado y distribución de las mercaderías a los puntos de venta.

11.    Colaborar con las exhibiciones en los puntos de venta, de acuerdo al manual de Presentación Visual.

12.    Resolver incongruencias con SKUS.

13.    Programar visitas a las Tiendas, dando apoyo directo al punto de venta, orientación y capacitación al personal, respuesta a consultas y seguimiento del movimiento en ventas.

14.    Archivar documentos varios que tienen que ver con su gestión

 

GESTIÓN COMERCIAL

1.     Realizar estudios de  mercado, tendencias, estadísticas, moda y consumo.

2.     Mantener actualizado el catalogo de proveedores.

3.     Mantener excelentes relaciones comerciales  con proveedores, con fin de obtener colaboración y servicio.

4.     Asegurar una posición de preferencia  ante los proveedores.

5.     Buscar constantemente nuevas y rentables fuentes de abastecimiento.

6.     Programar visitas con los proveedores.

7.     Negociar con proveedores  plazos, descuentos, beneficios, devoluciones y condiciones varias.

8.     Informar en forma proactiva a los proveedores,  procedimientos nuevos de trabajo.

9.     Informar a los proveedores los movimientos de  ventas de sus productos.

10.   Definir, clasificar y evaluar a los distintos proveedores de acuerdo a su modalidad contractual (tercerización, consignación, convencional).

11.   Establecer alianzas con proveedores para desarrollar productos.

12.   Comprar mercadería de acuerdo a las líneas de precio sugerido, precio, calidad y necesidades de los clientes.

13.   Maximizar la venta  de productos de alta rotación y marginalidad.

14.   Apoyar el manejo publicitario de la Tienda.

15.   Coordinar la capacitación del personal con los proveedores.

16.   Planificar las de temporadas especiales.

17.   Planificar promociones y rebajas de mercadería.

18.   Desarrollar ideas de nueva mercadería en coordinación con los proveedores.

19.   Asistir a las reuniones del pool de publicidad.

20.   Acatar la política  de ética en las negociaciones.

21.   Coordinar y supervisar  la imagen y presentación de las secciones en el área de ventas.

 

DEFINICION DEL PERFIL DEL COMPRADOR

 

DESCRIPCIÓN GENERAL

Edad:                   23 -35 Años

Nacionalidad:        Costarricense preferiblemente.

Sexo:                    no determinante.

Estado Civil:         no determinante

 
NIVEL ACADÉMICO

Preferiblemente profesional titulado, o que se encuentre finalizando estudios en Administración de Empresas, Mercadeo y Ventas,  Ingeniería Industrial o publicidad.

 
CONOCIMIENTOS ADICIONALES

Conocimientos Avanzados del ambiente Windows y de herramientas como Word, Excel, Power Point, Project Manager y Acces.

Conocimientos de sistemas de administración de Inventarios

Bilingüe Español / Ingles

 
EXPERIENCIA PROFESIONAL

Experiencia mínima de 1 año en áreas de comercialización, ventas, compras, consumo intensivo.

 
RESPONSABILIDADES

Firma de responsabilidad:            

Manejo de dinero:                         No

Manejo de herramientas

Técnicas (Software-hardware)        

Trato con el cliente externo           

 
CUALIDADES  Y PERSONALIDAD

     Responsabilidad.

     Iniciativa

     Creatividad

     Dinamismo

     Buen gusto

     Buena organización

     Capacidad y Criterio en toma de decisiones.

     Buen manejo de sus relaciones públicas

     Habilidad numérica.

     Presentación Personal intachable

     Capacidad de trabajo bajo presión.

 
NIVEL DE REPORTE

Reporta al Gerente de Logística

 

SUPERVISA OCASIONALMENTE A

Asistente de Compras

Staff en Punto Venta 

 

DEFINICION DE LA FORMACION DEL COMPRADOR

 

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

 

ADIESTRAMIENTO Y AUTO DESARROLLO

Todo hombre de negocios tiene una obligación doble, con sí mismo y con su compañía, de ensanchar en forma continua sus horizontes. La instrucción de un directivo es algo limitado que llega empacado en un pergamino arrollado, sea el grado en cuestión el de Ingeniería, el de Li­cenciatura en Psicología o el de Maestría en Administración de Empresas de la universidad más prestigiosa del país. Es, o debe ser, un proceso continuo y hacia delante, a través del cual el individuo aumenta sus conocimientos, mejora su condición profesional y aumenta su valor para su compañía.

 

Este principio es aplicable a los hombres de empresa en todas las funciones de las operaciones de una compañía: ingeniería, mercadeo, personal, finanzas, etc. Mas para los compradores tiene un significado y una aplicación muy especiales. Para ello existen dos razones:

1.-     Los esfuerzos del comprador dentro de la compañía tienen una influencia directa sobre las utilidades.

2.-     Las actividades del comprador están muy influidas por fuer­zas del mundo exterior.

 

La forma en que el comprador desempeñe su trabajo se traduci­rá de manera directa en los resultados del balance general de la com­pañía. Y el impacto de los acontecimientos externos, el desarrollo de tecnologías nuevas, de estrategias de mercadeo nuevas y de nuevos métodos de distribución, configurarán de modo inevitable la natu­raleza de las decisiones del comprador.

 

Por decirlo de otra manera, el margen de opciones disponibles para cualquier comprador se halla en expansión continua. Las soluciones de ayer no serán suficientes para las preguntas del mañana. Ningún comprador puede darse el lujo de ser complaciente con lo que sabe.

 

Como resultado, los compradores han de estar, de continuo, al día de lo que está sucediendo en sus industrias, sus tecnologías, sus mercados. Al mismo tiempo, han de estar bien informados de nuevos métodos para aplicar lo que saben, haciendo el uso más eficaz de la habilidad e instrumentos de dirección general de sus compañías.

 

Los capítulos que siguen, exponen algunas de las maneras en las que los compradores pueden satisfacer el doble desafío de adiestramiento y auto desarrollo.

 

RELACIONES ENTRE EL COMPRADOR Y EL PROVEEDOR

Las buenas relaciones con el proveedor son de importancia primordial, ya que ningún almacén puede mantener una buena reputación respecto a su mercadería sin un buen proveedor. El comprador es la persona clave en La Gloria para desarrollar y mantener buenas relaciones con los proveedo­res.

 

RESPONSABILIDADES DEL COMPRADOR ANTE EL PROVEEDOR

A fin de mantener una buena relación comercial con un proveedor, el comprador deberá:

1.-     Confirmar todo pedido por escrito con la debida anticipación para que el proveedor pueda organizar su programa de producción.

2.-     Contar con un acuerdo definido acerca de cancelaciones y condiciones de cancelaciones, considerando factores tales como:

a.-  Envíos atrasados que acarrean consigo la cancelación automática

b.-  Mercadería que no llena los requisitos acordados concernientes a muestras y características.

c.-  Precios y condiciones cambiadas después de ser colocada la nota de pedido.

d.-  Convenios especiales acordados y no cumplidos.

3.-     Tener con el proveedor un acuerdo definido acerca del retorno de mercadería por motivos tales como:

a.-  Exceso del envío.

b.-  Mercadería dañada o imperfecta.

c.-  Talla, color o calidad equivocadas.

d.-  Envío realizado después del plazo acordado.

 

Es también importante que el comprador mantenga una buena relación personal con el proveedor y un sentido de fidelidad hacia él. El deberá:

1.-     Considerar al proveedor como un "socio".

2.-     Promover los productos del proveedor.

3.-     Trabajar con el proveedor en el desarrollo de nuevas ideas.

4.-     Solicitar a gerencia que exprese su agradecimiento personal por la cooperación continua del proveedor.

5.-     Informar a la Gerencia de cualquier problema de importancia con un buen proveedor.

6.-     Informar a la Gerencia de cualquier problema serio que tenga el proveedor y que la Compañía esté en capacidad de ayudar.

 

INTERRUPCIÓN DE LAS RELACIONES CON UN PROVEEDOR

Es importante que el comprador entienda la relación de La Gloria con sus proveedores y que ninguna de estas relaciones podrá interrumpirse sin el consentimiento de la gerencia. Si la decisión es interrumpir las relaciones con un proveedor, el comprador deberá explicar debidamente los ­motivos al proveedor.

 

REGALOS DE LOS PROVEEDORES

En vista de que en los negocios no es una buena práctica estar influido por obligaciones personales con los proveedores, no es nuestra política aceptar regalos de parte de un proveedor, sean éstos a los compradores o a las vendedoras. En caso de presentarse este particular, el comprador deberá hacer la devolución del regalo adjuntando una nota de cortesía en la que se explique que la aceptación de obsequios va en contra de las normas de la compañía al tiempo que comunicara a su jefe inmediato del particular.

 

Veinticinco pasos para mejorar relaciones con el proveedor

 

Los compradores inteligentes saben que sus éxitos al comprar y su avance profesional dependen en gran parte de los proveedores.

Un buen proveedor puede desahogar a un comprador de pro­blemas de entrega, darle toda clase de ideas para reducir costos y ha­cerle aparecer como un héroe, en lugar de un "ha sido" o "un nunca fue".

Todo esto quiere decir que "las buenas relaciones con el provee­dor" no son una frase vacía, sin significado, para utilizarse en manua­les o informes pero jamás puesta en práctica día tras días en el escritorio del comprador. Por el contrario, es una meta que debe perseguir todo comprador activo, en todos los minutos de su día de trabajo.

Dado que la mayor parte del contacto del comprador con una empresa proveedora es a través del agente de ventas encargado, es al tratar con los agentes de ventas cuando tiene las oportunidades más frecuentes para establecer una buena y mutua voluntad.

 

Y como los agentes de ventas son personas, los tratos del comprador con ellos de­ben caracterizarse por la abundancia de tacto, diplomacia y decencia, o buenos modales comunes. He aquí una lista de 25 pequeños consejos para tratar con los agentes de ventas:

 

1.-     Vea con prontitud a los agentes de ventas visitantes, para que no pierdan tiempo enfriándose los pies en la sala de recepción. El tiempo es tan valioso para ellos como para usted y, a menudo, se ven muy limitados en cuanto al número de visitas que pueden hacer en un día de trabajo.

2.-     No permita que las llamadas telefónicas, o un río de visitantes no anunciados de otros departamentos, interrumpan la entrevista. En algunos casos pueden ser inevitables, pero trate de que su secretaria le proteja contra todas las llamadas y visitantes, excepto los que tengan alta preferencia.

3.-     Advierta a los postores sin éxito del rechazo de sus cotizaciones. Dígales por qué no obtuvieron el pedido: precio elevado, incapacidad para cumplir con las especificaciones o entrega, etc. No les mantenga en la ignorancia al tratar de hacerles adivinar lo que ha decidido usted sobre su oferta.

4.-     No sea celoso en exceso de sus prerrogativas de compra. No trate de fanfarronear a su modo si no comprende los tecnicismos de la línea de productos del agente de ventas. Déle una oportunidad, en una reunión conjunta, de exponer su caso a su personal técnico.

5.-     Respete cualesquier datos confidenciales que el agente de ventas le revele. Cerciórese de que todo el mundo en su compañía comprende que ésta es la política del departamento de compras, y debe ser seguida por todos.

6.-     No establezca favoritos, basado en personalidades, o cualquier otra cosa que no sea el cumplimiento pasado en calidad y servicio. Si se permite a un proveedor que haga una nueva oferta, todos los postores concursantes deben tener, también, otra oportunidad para hacer lo mismo.

7.-     No pida entregas urgentes a menos que tenga que hacerlo. Compruebe las solicitudes de "emergencia" de los departamentos usuarios, para asegurarse de que la crisis es real, y no imaginaria. Con demasiada frecuencia los embarques que un agente de ventas ha despachado permanecen en el andén de recepción durante días enteros.

8.-     Presente al agente de ventas a su jefe, o a quienquiera que pueda tener que sustituirle durante su ausencia. Haga saber al agente de ventas que usted y sus asociados se dan cuenta de que es un individuo de carne y hueso, y no solo un nombre sin rostro.

9.-     No acuda al jefe del agente de ventas para negociar, acelerar un pedido, o cualquier cuestión comercial, a menos que tenga que hacerlo. Y si tiene que resolver algo directamente con un gerente de ventas, u otro ejecutivo superior de una empresa proveedora, tenga informado al agente de ventas.

l0. -   No vacile demasiado respecto a dejar que el agente de ventas utilice el nombre de usted, o de su compañía en recomendaciones. A menos que estén implicados datos patentados, no debe usted oponerse a que dé a conocer el hecho de que ha realizado un buen trabajo para usted y su empresa.

11. -  Sugiera otras empresas que usted crea que podrían estar en condiciones de utilizar sus productos o servicios. Las indicaciones de ventas son una parte vital de la vida de un agente de ventas; agradecerá en especial las auténticas que pueda usted darle.

12.-   No amenace, excepto en circunstancias extremas, con ponerle en la lista negra con sus amigos y conocidos en la profesión de compras. (Si hace esas amenazas, esté usted preparado para llevarlas a cabo.)

13.-   Téngale informado de lo que usted piensa de su palabra y del cumplimiento de su empresa. Si tiene usted un sistema formal de valoración de proveedores, planee sesiones periódicas, en las que pueda discutir con él sus "categorías" y pueda sugerir medios para mejorarlas .

14.-   Ofrezca ayuda en la forma que usted pueda al departamento de compras de la compañía del agente, sugiriendo mejoramiento de sistemas; acelerando los pedidos de proveedores con empresas en las que usted tiene mucha influencia; proporcionando copias de su propio manual de políticas y procedimientos, etc.

15.-   Explique con detalle sus propios sistemas de papeleo. Exponga con minuciosidad los métodos de compras, los procedimientos de recepción y todas las demás técnicas administrativas con las cuales han de engranar los sistemas del proveedor, para lograr la eficacia máxima.

16.-   Visite la planta o el almacén del proveedor, y haga de ello un viaje de trabajo más que una excursión. Tome notas y redacte un informe formal. Deje que el agente de ventas compruebe la exactitud de los datos objetivos que usted reúna durante la visita.

17.-   No le mantenga en la ignorancia respecto a la línea de productos actuales de su compañía, o sobre artículos nuevos que pueda estar planeando para el mercado, a menos que estos sean aún confidenciales. Déle una oportunidad de ayudar en el diseño de productos, antes de que los proyectos estén congelados.

18.-   Llévele a hacer un recorrido por su planta, dándole una oportunidad para ver cómo se emplean sus productos y para localizar cualesquiera situaciones en las que podría estar en condiciones de sugerir métodos alternos de fabricación de las mercaderías que él produce, etc.

19.-   Explique sus métodos de calidad e inspección: las fórmulas de nivel de calidad aceptable, técnicas de muestreo estadístico, normas externas de certificación que son aceptables, etc. El no puede llegar a un cumplimiento de calidad superior, a menos que le dé usted estas orientaciones para llevárselas a su planta.

20.-   Comparta los gastos de las comidas de negocios que tenga usted con él; alterne en recoger las cuentas. O si su empresa tiene una cafetería o un comedor de la compañía, invítele, si su visita tiene lugar más o menos a mediodía.

21.-   No espere agasajos ni regalos de ninguna especie de él, ni le pida tratos especiales en compras personales para usted mismo o cualquier otro empleado de la compañía. Si es posible, trate de lograr que esta prohibición la exprese por escrito como cuestión de política el jefe del departamento de compras, con ratificación del funcionario ejecutivo principal.

22.-   No se queje si no puede hablar por teléfono con el agente de ventas a mitad del día. Vender es su ocupación. No puede usted esperar que permanezca pegado al escritorio en espera de las llamadas de los clientes; tiene que andar en la calle buscando nuevos clientes y nuevos pedidos.

23.-   Hágale saber que espera que las llamadas locales las conteste al final del día. El debe tener algún método para estar en contacto con su oficina y para que se le retransmitan con prontitud llamadas como las de usted.

24.-   Explique las políticas de su compañía en la elección de proveedores y en todas las cuestiones que, en forma invariable, surgen siempre que dos empresas están ocupadas en comprar y vender. Ejemplos comunes: cuál es la política en cuanto a excedentes y faltantes, cuál es el punto de partida para el cálculo de periodos de tiempo, para el descuento por pronto pago, etc.

25.-   No deje que la ansiedad natural del agente de ventas por más y más pedidos le lleve a él a una situación en la que el negocio de usted dé razón, en la práctica, de toda la capacidad de la planta del agente. Esas situaciones pueden significar dificultades a la larga. Impulse al agente de ventas a conseguir cuentas nuevas, de suerte que ni él ni su empresa dependan por completo de los negocios de la compañía de usted.

 

No caiga en la trampa de las muestras

Un problema engañoso que aqueja a la mayor parte de los compradores es qué hacer en cuanto a ( y con) las muestras de los proveedores. Más o menos, todos los agentes de ventas están ávidos de proporcionar muestras a los compradores, si la naturaleza de su línea de productos lo permite. Suponen que haciéndolo pueden obtener un pedido. En el peor caso, tienen una oportunidad para visitar otra vez al comprador, bien para recoger la muestra, para obtener un informe de su rendimiento, o para ambas cosas.

Sin embargo, la prontitud del agente de ventas para proporcionar muestras de sus mercaderías puede plantear toda clase de problemas administrativos, éticos y legales. He aquí algunas preguntas comunes, que brotan tan pronto como un comprador ha aceptado una muestra:

 

¿Quién paga la muestra?

Si es gratis, ¿Se proporciona sin obligación en absoluto, o solo durante un periodo específico de prueba?

Si hay que pagarla, ¿A qué cuenta debe cargarse?, ¿quién extiende la solicitud?

Y si la muestra es sobre una base gratis, o a pagar, ¿quién va a pagar la realización de las pruebas con ella?

 

Para complicar todo, existe el hecho de que muchas muestras llegan por correo, u otros medios de entrega, "no solicitadas" en absoluto por lo que concierne al comprador. Más tarde, puede resultar que los ingenieros u otro personal del taller hayan pedido las muestras. A menudo hacen esto recortando cupones de muestras para ensayo de las revistas, o llenando formas de solicitud de muestras en las exposiciones profesionales.

 

Mas para el departamento de compras y el de recepción, el resultado es el mismo: una hilera larga de estantes repletos de frascos y mini envases, en espera de que los recojan cuando alguien pase por allí.

 

El mejor sistema para resolver el problema que surge con las muestras de los proveedores es establecer una política rígida respecto a esos lotes de prueba. Esta política debe determinar que solo se aceptará una muestra cuando exista una posibilidad definida de que la compañía compradora pueda beneficiarse con su inspección o prueba.

 

Un comprador no debe aceptar en absoluto una muestra, a menos que en potencia signifique precios más bajos, mejor calidad o la posibilidad de calificar a un proveedor, cuya agregación a la lista de fuentes aprobadas sería deseable por sí misma.

 

Esta declaración debe ser por escrito, tal vez como parte del manual de política de compras, y debe ponerse en conocimiento de los ingenieros y demás personal de funcionamiento.

 

Además, debe especificar que todas las muestras serán pagadas por la compañía compradora.

Para comprender las razones de esto, considérense los riesgos de sistemas alternos. Aunque puede parecer correcto que una compañía acepte muestras gratis, y asuma entonces los costos de ensayo, ese sistema no divide, en realidad, la carga económica. A menudo, los costos de las pruebas sobrepasarán al costo de la muestra. O, en algunos casos, puede suceder lo contrario.

 

En todo caso, la principal objeción a la aceptación de muestras gratis es que ésta coloca al comprador bajo una obligación. Habiendo dado algo a cambio de nada, el proveedor puede exigir, con justicia, que el producto debe ser probado. Puede desear estar presente en las pruebas y, de modo inevitable, dirá que tiene derecho a un informe sobre el resultado de aquellas.

 

Para el comprador, esto puede conducir a toda clase de problemas: establecer horarios de pruebas, disponer reuniones, negociar los métodos en ensayo, etc.

 

En contraste, pagando todas las muestras de los proveedores se simplifica todo para el comprador. Puede probar o no probar, según lo desee. En caso afirmativo, puede hacerlo cuando quiera. Puede utilizar sus propias normas de ensayo, y no está obligado a decir al proveedor ni los resultados, ni los métodos de ensayo utilizados.

 

De manera similar, el proveedor está protegido, porque pocos compradores pagarán por las muestras a menos que estén interesados en probarlas y considerar al proveedor como una fuente potencial. Incluso si el proveedor no está satisfecho por completo con ese sistema, por lo menos no ha incurrido en gastos salidos de sus bolsillos.

 

Nada de esto quiere decir que el comprador debe ser contrario sin necesidad respecto a la aceptación de muestras lícitas. Sin embargo, los compradores inteligentes serán juiciosos al aceptar muestras, e insistirán siempre en pagar las que aceptan. Al hacerlo así, evitarán muchos problemas que, de otra manera, podrían surgir.

a.-  Comprar la mercadería que los clientes quieren no la que el comprador  prefiere.

b.-  Adquirir la mercadería en el momento oportuno, antes de que se inicie la aceptación del cliente.

c.-  Vigilar estrechamente los inventarios para no quedar sin existencias de artículos de rápida venta mientras la demanda por los mismos todavía exista.

d.-  Planear actividades de ventas al detalle que pro­duzcan utilidades.

 

Estas cuatro reglas son importantes para todos los compradores. Pero lo más importante es saber cómo marcar la mercadería para lograr la mejor utilidad posible.

 

Recuerde: Si un comprador determina un precio demasiado bajo, el volumen de ventas en dinero será demasiado bajo. Y si el comprador lo establece muy alto, los clientes no comprarán,  y nuevamente el volumen de ventas en dinero será demasiado bajo.

 

Determinar el precio correcto, el que produzca más dinero, no es una tarea fácil. Requiere de un amplio conocimiento en ventas al detalle. No es una técnica que se aprenda de la noche a la mañana. 

 

DEFINICION DE FUNCIONES DE RESPONSABILIDADES DEL COMPRADOR

 

Aún cuando las funciones y responsabilidades de los compradores, varían en las diferentes organizaciones de venta al detalle, éstas son básicamente, las responsabilidades y funciones  que la mayoría de los Compradores deberán efectuar. Ello incluye las siguientes tareas:

 

1.-      Desarrollar las estrategias de mercadeo por cada línea se producto, departamento, tienda o la totalidad de la organización   de venta al detalle.

2.-      Mantenerse al corriente de la tendencia de mercado y de las condiciones económicas.

3.-      Desarrollar un   conocimiento sobre la tendencia de la moda.

4.-      Entender e identificar los gustos y necesidades de los consumidores.

5.-      Analizar e interpretar los informes.

6.-      Hacer regularmente viajes de mercado.

7.-      Planificar y seleccionar mercaderías surtidas.

8.-      Representar a la tienda u organización de venta al detalle en el mercado   para proveedores.

9.-      Negociar con los proveedores para términos y servicios favorables.

10.-    Planificar y desarrollar una marca privada y/o importar programas para la tienda   u organización de venta al detalle.

11.-    El precio de las mercaderías para generar las ganancias deseadas.

12.-    Experimentar con nuevas mercaderías, modas y proveedores.

13.-    Identificar los productos de rápida venta y los de lenta venta.

14.-    Mantener balance entre existencias y surtidos.

15.-    Controlar el cupo de compra, niveles de existencias y entregas para permanecer dentro de los planes de mercadeo.

16.-    Examinar y revisar periódicamente los programas básicos de existencias.

17.-    Contactar / visitar regularmente tiendas, consultar con los COMPRADORES (dependientes)   y gerentes de tiendas.

18.-    Coordinar las actividades de promoción, desarrollar puntos focales para la presentación de la mercadería.

19.-    Busque y analice tiendas de la competencia en el área comercial para evaluar se surtido de mercaderías, precios y la presentación de la mercadería.

20.-    Lleve a cabo metas en liquidaciones, aumentos, rebajas, margen bruto y rotación.

 

Las funciones típicas asignadas a los asistentes de compras, incluyen:

     Preparar reportes diarios para identificar a los artículos de mayor venta y los de lenta venta

     Reordenar stock básico

     Llevar a cabo rebajas, registrarlas e informar

     Revisar los registros de inventarios

     Resultados   con los proveedores en las órdenes de mercaderías  para garantizar puntual envío

     Supervisar devoluciones a proveedores

     Analizar diariamente los reportes de ventas

     Supervisar el precio marcado

     Entrenar y organizar a los COMPRADORES (si es que el comprador controla s funciones de venta)

     Manejo de clientela, quejas y solicitudes

     Escriba órdenes de compras con información   proveniente de los compradores 

 

DEFINICION DE FUNCIONES DE GESTION DE ANALISIS DEL COMPRADOR

 

GESTIÓN DE ANÁLISIS

 

OBJETIVO:      Permite que el comprador este informado de la situación general y detallada de todos los grupos de mercadería bajo su responsabilidad en relación a todos los índices utilizados en la industria de los negocios minoristas.

 

HERRAMIENTAS PROPORCIONADAS PARA CUMPLIR LA FUNCION:

1.    ITEM MASTER INQUIRY

2.    COLOR AND SIZE SCALE REQUEST

3.    VENDOR MARKUP ANALYSIS INQUIRY

4.    DEPARTMENT/STYLE INQUIRY

5.    STOCK LEDGER INQUIRY

6.    ITEM PERFORMANCE INQUIRY

7.    MONTHLY HISTORY INQUIRY

8.    MERCHANDISE VENDOR ANALYSIS

9.    VENDOR MERCHANDISE ANALYSIS

10.  PRICE POINT, COLOR, SIZE REPORT

11.  FIFO-LIFO INVENTORY AGING REPORT

12.  FLASH SALE REPORT

13.  SALES VELOCITY REPORT

14.  ITEM ANALYSIS REPORT

15.  COLOR ANALYSIS REPORT

16.  STYLE ANALYSIS REPORT

17.  MANAGEMENT REPORTS INTRODUCTION

18.  MERCHANDISE MANAGEMENT REPORT

19.  MERCHANDISE MANAGEMENT SUMMARY REPORT

20.  FACILITIES MANAGEMENT REPORT

21.  FACILITIES MANAGEMENT SUMMARY REPORT

22.  LINEAS DE PRECIO POR CLASIFICACION

23.  10 SKUS DE MAYOR VENTA POR CLASIFICACION

 

DEFINICION DE FUNCIONES DE GESTION ADMINISTRATIVA DEL COMPRADOR

 

PROVEEDORES

 

OBJETIVO:      Permite que el comprador administre sus proveedores y obtenga información de nuevas fuentes de aprovisionamiento.  Así como evaluaciones mensuales de nuestros proveedores.

 

HERRAMIENTAS PROPORCIONADAS PARA CUMPLIR LA FUNCION:

1.      SELECCION DE PROVEEDORES DE LA EMPRESA

2.      ARCHIVO DE RECURSOS Y ANÁLISIS MENSUAL DE PROVEEDORES.

3.      FUENTES DE APROVISIONAMIENTO

4.      OFICINAS DE COMPRAS Y ASESORIAS.

5.      REPRESENTANTES DE VENTAS

6.      ANÁLISIS DE CONFIABILIDAD Y EVALUACIÓN DE LOS SERVICIOS

7.      CONDICIONES DE CRÉDITO, PRECIOS Y TÉRMINOS

 

DEFINICION DE FUNCIONES DE GESTION DE PEDIDOS DEL COMPRADOR

 

PEDIDOS DE MERCADERÍA

 

OBJETIVO:      Permite que el comprador ingrese sus programas de STOCK BASICO y realice sus pedidos tanto en forma manual como automática (Modulo de Stock Básico) bajo un estándar sencillo y rápido

 

HERRAMIENTAS PROPORCIONADAS PARA CUMPLIR LA FUNCION:

1.    STOCK LEVEL DEFINITION

2.    STOCK LEVEL LIST

3.    STOCK LEVEL MODELING

4.    STOCK LEVEL ADJUSTMENT

5.    BASIC STOCK EXCEPTION REPORT

6.    BASIC STOCK REPLENISHMENT

7.    BASIC STOCK AUTO P.O ENTRY

8.    MANUAL P.O ENTRY

 

DEFINICION DE FUNCIONES DE GESTION DE ADMINISTRACION E INGRESOS DE PEIDOS DEL COMPRADOR

 

ADMINISTRACION E INGRESOS DE PEDIDOS

 

OBJETIVO:      Permite que el comprador ingrese sus pedidos en forma manual bajo un estándar sencillo y rápido

 

HERRAMIENTAS PROPORCIONADAS PARA CUMPLIR LA FUNCION:

1.    OPEN PURCHASE ORDER INQUIRY

2.    ITEM ON ORDER INQUIRY

3.    PURCHASE ORDER ACTIVITY INQUIRY

4.    PURCHASE ORDER ENTRY

5.    PENDING PURCHASE ORDER REPORT

6.    BLOCKOUT RELEASE

7.    PURCHASE ORDER CHANGE

8.    PURCHASE ORDER CANCEL

 

DEFINICION DE FUNCIONES DE GESTION DE ADMINISTRACION DE PRECIOS Y OFERTAS DEL COMPRADOR

 

ADMINISTRACION DE PRECIOS Y OFERTAS

 

OBJETIVO:      Permite que el comprador administre todas las operaciones concernientes al manejo de precios de sus productos realice nivelaciones, rebajas y ofertas de mercaderia.

 

HERRAMIENTAS PROPORCIONADAS PARA CUMPLIR LA FUNCION:

1.    MARKDOWN AND PRICE CHANGE MANAGEMENT

2.    MARKDOWN ENTRY

3.    MARKDOWN RELEASE

4.    PRICE CHANGE ENTRY

5.    PRICE CHANGE RELEASE 

 

DEFINICION DE FUNCIONES DE GESTION DE CONTROLES DE RECEPCION DEL COMPRADOR

 

ADMINISTRACION DE CONTROLES DE RECEPCION

 

OBJETIVO:      Permite que el comprador administre y monitoree sus pedidos de mercadería, estado, entrega y situación.

 

HERRAMIENTAS PROPORCIONADAS PARA CUMPLIR LA FUNCION:

1.    PURCHASE ORDER CROSS REFERENCE INQUIRY

2.    OPEN ORDERS REPORTING, BY BUYER, STYLE, ANTICIPATE DATE, CANCEL DATE, STORE, DIVISION, ORDER NUMBER, VENDOR NUMBER

 

DEFINICION DE FUNCIONES DE GESTION DE CONTROLES DE DISTRIBUCION DEL COMPRADOR

 

ADMINISTRACION DE CONTROLES DE DISTRIBUCION

 

OBJETIVO:      Permite que el comprador administre la distribución de mercadería entre las tiendas desde el momento de ordenarla como cuando se recibe o se requiere nivelar inventarios.

 

HERRAMIENTAS PROPORCIONADAS PARA CUMPLIR LA FUNCION:

1.    STOCK BALANCING ADVICE

2.    PURCHASE ORDER DISTRIBUTION

3.    ITEM DISTRIBUTION

4.    STYLE DISTRIBUTION

5.    INTERACTIVE ITEM TRANSFER

6.    DISTRIBUTION STATUS REPORT

7.    ITEM TRANSFER REQUEST REPORT

8.    STORE TRANSFER REQUEST REPORT

 

DEFINICION DE FUNCIONES DE GESTION DE CONTROLES DE PLANIFICACION DEL COMPRADOR

 

ADMINISTRACION DE CONTROLES DE PLANIFICACION

 

OBJETIVO:      Permite que el comprador pueda realizar la planificación de sus grupos de mercadería y contar con una serie de soportes estadísticos para ejecución eficiente de esta labor.

 

HERRAMIENTAS PROPORCIONADAS PARA CUMPLIR LA FUNCION:

1.    PLANEACION UNIDADES, SUCRES, CLASIFICACION, REGION, TIENDAS.

2.    APLICACION DE LOS CRITERIOS DE PLANIFICACION. REPORTE Y ANALISIS DEL PLAN POR REGION POR CLASIFICACION; VENTAS ANTERIORES, VENTAS PLANEADAS; INDICE DE AUMENTO O DISMINUCION EN VENTAS; CONDICIONES GENERALES DEL MERCADO.

3.    REVISION DE LA CONTRIBUCION POR MARCAS.

4.    DISTRIBUCION DEL PLAN POR TIENDA.

5.    DESARROLLO DE FORMAS 1 Y 2 PARA LA DISTRIBUCION DEL PRESUPUESTO.

6.    MARGEN DE UTILIDAD PLANEADO.

7.    ANALISIS DEL PLAN DE COMPRAS POR MES. 

 

DEFINICION DE FUNCIONES DE GESTION DE OTB Y DISTRIBUCION DE PRESUPUESTO DEL COMPRADOR

 

ADMINISTRACION DE CONTROLES DE OTB Y DISTRIBUCION DE PRESUPUESTO

 

OBJETIVO:      Permite que el comprador pueda realizar el control de compras y presupuestos de sus grupos de mercadería y contar con una serie de reportes para ejecución eficiente de esta labor.

 

HERRAMIENTAS PROPORCIONADAS PARA CUMPLIR LA FUNCION:

1.         MANAGEMENT PLAN REPORT

2.         OPEN TO BUY REPORT

3.         THIS YEAR/LAST YEAR COMPARISON REPORT 

 

DEFINICION DE FUNCIONES DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE DATOS DEL COMPRADOR

 

ADMINISTRACION DE CONTROLES Y MANTENIMIENTO DE DATOS

 

OBJETIVO:      Establece estándares para la operación del sistema mediante tablas y variables que se utilizan en todas las actividades operativas antes señaladas con la finalidad de ahorrar tiempo y facilitar la labor del comprador.

 

HERRAMIENTAS PROPORCIONADAS PARA CUMPLIR LA FUNCION:

1.     METODOS Y SISTEMA DE CODIFICACION

2.     MANTENIEMIENTO SUBCLASIFICACIONES

3.     COORDINATES GROUPS (MARCAS)

4.     ESCALAS DE DISTRIBUCION DE MERCADERIA

5.     ESCALAS DE CONTRIBUCION POR COLOR

6.     ESCALAS DE CONTRIBUCION POR TALLA

7.     ESCALAS DE CONTRIBUCION POR CLASIFICACION

8.     ESCALAS DE CONTRIBUCION POR TIENDA

9.     MANTENIMIENTO DE ITEMS:

10.   DEFINICION DE BASICOS, MODA, TEMPORADA, PRUEBAS

11.   COMPRAS POR LOTES (PREPACK)

12.   DESCRIPCIONES, REFERENCIAS DEL PROVEEDORS, DESCRIPCIONES CORTAS

13.   ESTADOS DE ACTIVIDAD DEL SKU: 1, 4, 7, 9

14.   DEFINE SIZE SCALES & PREPACKS

 

DEFINICION DE FUNCIONES DE GESTIONES VARIAS DEL COMPRADOR

 

ADMINISTRACION DE CONTROLES Y GESTIONES VARIAS

 

OBJETIVO:      Todas las actividades que se detallan a continuación son actividades universales para los cuales Almacenes De Prati ha proporcionado equipos y tecnología de la mas alta calidad y eficiencia para que el personal pueda realizar estas labores con facilidad y comodidad. (Comunicaciones telefónicas vía satélite y micro ondas entre todas las localizaciones de la Cía. a nivel nacional, comunicación vía intranet punto a punto, Internet, telefonía DDI, Fax, fotocopiadoras, transportación, etc.)

 

HERRAMIENTAS PROPORCIONADAS PARA CUMPLIR LA FUNCION:

1.     ADMINISTRAR COMUNICACIONES VIA MAIL.

2.     ATENDER LLAMADAS TELEFONICAS.

3.     ASISTIR A REUNIONES.

4.     MANTENER LA CORRESPONDENCIA DIRECTA CON PROVEEDORES NACIONALES Y DEL EXTERIOR.

5.     ARCHIVAR.

6.     PREPARAR INFORMES DE TEMPORADAS, EVENTOS.

7.     HACER SEGUIMIENTO A DEVOLUCIONES.

8.     DISTRIBUIR MATERIALES DE EXHIBICION Y ARTICULOS PROMOCIONALES.

9.     CONTESTAR COMUNICACIONES DE PROVEEDORES.

10.   HACER PEDIDOS DE SALDOS.

11.   ASISTIR A CURSOS DE CAPACITACION.

12.   SOLICITAR AUTORIZACIONES Y VISTOS BUENOS PARA VARIOS PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES.