PERSONAL DE ALMACENES Y TIENDAS

 

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

 

CARGO: GERENTE DE TIENDA

 

Descripción del Cargo

Responsable por la dirección, control y toma de decisiones en el funcionamiento operativo, administrativo y comercial de la Tienda a su cargo. Supervisa las labores y actividades del personal, así como el cumplimiento de normas y políticas establecidas por la empresa en el desarrollo de dichas labores. Coordina con el personal de las distintas áreas y unidades de la empresa, la adecuada realización del proceso administrativo, de ventas y de atención al cliente.

 

Ubicación del Cargo

El cargo se ubica como la posición administrativa - ejecutiva de más alta responsabilidad en cada una de las tiendas de la Empresa.

 

Organigrama

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(1) Supervisora en formación para futuro asenso.

 

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

1.       Planificar y coordinar las actividades y labores diarias de todo su personal en la Tienda.

2.       Asignar tareas y actividades específicas al personal a su cargo.

3.       Supervisar las funciones de los Supervisores de Venta

4.       Llevar un control estricto del presupuesto de gastos de su unidad.

5.       Revisar la correspondencia recibida interna y externa, tanto en papel como en medio electrónico y contestarla cuando corresponda,  con información precisa a las distintas unidades.

6.       Analizar diariamente mediante reportes del sistema e información procedente de otras áreas de la Empresa, las ventas totales por división  y por departamento, así como los Costos y Gastos de su unidad, tomando medidas inmediatas y efectivas para aprovechar las oportunidades y subsanar las debilidades detectadas.

7.       Seguir los presupuestos de ventas y procurar su alcance.

8.       Informar las causas por las que se alcanzan y por las que no se alcanzan las metas de ventas, siendo objetivo, puntual y exacto en sus datos.

9.       Realizar periódicamente, reuniones efectivas y productivas con el personal, llevando una agenda clara a desarrollar y velando porque se ponga en práctica los acuerdos planificados por el Equipo de Trabajo.

10.     Elaborar reportes e informes de cierta confidencialidad acerca de la operatividad de la Tienda, que solicite la Gerencia de Mercadeo y Ventas o cualquier otra Gerencia de Apoyo

11.     Revisar y autorizar mediante su firma, el pedido semanal a proveeduría, controlando que sea lo más racional posible.

12.     Llevar el control de visitas y actividades de personal de otras unidades, enviando dicha información cada vez que se le solicite a la Auditoria Interna o a la Gerencia de Recursos Humanos.

13.     Asistir puntualmente a reuniones convocadas por la Presidencia, la Gerencia General, Gerencias de Apoyo y cualquier otra unidad que requiera la presencia del Gerente de la Tienda para tratar un asunto específico.

14.     Asistir puntualmente a capacitaciones convocadas por la Gerencia de Recursos Humanos o cualquier otra unidad de la Empresa.

 

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

     Responsable de mantener un eficiente rendimiento de sus colaboradores.

     Responsable de conoce en detalle todas las funciones del personal que dirige a fin de poder organizarlos, coordinar sus trabajos y capacitarlos.

     Capacitar y supervisar a las Supervisoras en el piso de venta para que puedan realizar su labor operativa y de ventas a cabalidad.

 

GESTIÓN OPERATIVA

 

Apertura y cierre de tiendas y actividades relacionadas:

1.       Abrir la tienda todos los días, media hora antes de la apertura al público y en compañía de al menos, un Oficial de Seguridad, teniendo el cuidado de desactivar correctamente la alarma contra robos del local y supervisando que el Oficial de Seguridad efectúe correctamente la revisión inicial de la tienda.

2.       Encender  los Equipos de Cómputo a fin de habilitar los sistemas y el Punto de Ventas.

3.       Abrir la caja fuerte y hacer entrega a las cajeras de los fondos de efectivo para que abran sus puntos de venta.

4.       Recibir junto con los supervisores a todo el personal en las mañanas, verificando la asistencia y la puntualidad de los colaboradores y ejecutando acciones rápidas para suplir cualquier ausencia o necesidad antes de la apertura de la tienda.

5.       Efectuar al final del día los cortes del Punto de Venta y de los data fonos de crédito.

6.       Cerrar la tienda al finalizar la jornada laboral, junto con el Oficial de Seguridad,  ejecutando la revisión final del local y dejando debidamente activada la alarma.

 

Protección de la tienda, mercadería y otros activos:

1.       Recibir diariamente el camión del Centro de Distribución, verificando el número de bultos con mercadería y demás encomiendas que ingresan a la tienda y custodiando el proceso de descarga del camión hasta la bodega.

2.       Dirigir la preparación de la tienda para la toma del Inventario General cada 6 meses, siguiendo las instrucciones y recomendaciones de la Auditoria de Ventas e Inventarios y haciéndose responsable de la toma y de los resultados del mismo.

3.       Realizar inventarios ocasionales y al azar, a las Demostradoras que laboran  en la tienda, con el fin de prevenir mermas de mercadería.

4.       Revisar diariamente o efectuar –cuando el supervisor esté ausente- el depósito general de efectivo y entregarlo a los funcionarios del Banco.

5.       Revisar, cuando el Supervisor está ausente  o cuando éste no pueda hacerlo por alguna razón, los fondos de efectivo de todas las cajeras.

6.       Custodiar todos los activos de la Empresa.

 

Mantenimiento de las tiendas:

Revisar el estado general de Orden y Limpieza de la tienda mediante inspecciones frecuentes en todos los departamentos de ventas, en las áreas de caja y empaque, en las bodegas, en los probadores e inclusive en las áreas aledañas al local, detectando deficiencias y exigiendo a la Compañía de Limpieza o al personal de la tienda según corresponda, las medidas correctivas inmediatas a fin de mantener una excelente presentación del local.

Mantener las tiendas según los estándares definidos por la Gerencia de Mercadeo y Ventas.

 

Aspectos Básicos de Seguridad

1.       Velar porque se cumplan las políticas y procedimientos establecidos para prevenir las mermas de inventario y pérdidas de activos de la empresa.

2.       Revisar y autorizar mediante su firma, las salidas (paquetes, compras, efectos personales) que diariamente hace el personal.

3.       Autorizar cambios de mercadería, notas de crédito y anulaciones de transacciones en el Punto de Venta.

 

GESTIÓN COMERCIAL

 

Servicio a Clientes:

Velar porque en la Tienda exista un efectivo ambiente de esmero en el Servicio al  Cliente.

Autorizar bajo su criterio, descuentos extraordinarios cuando el cliente lo solicite, cuidando sumamente que sus decisiones al respecto no afecten el margen promedio de la Mercadería Vendida.

Atender personalmente las recomendaciones, observaciones y quejas de los clientes, procurando una solución inmediata a los problemas presentados.

Cumplir y hacer cumplir los estándares de Servicio al Cliente

 

Mercaderías:

1.       Hacer pedidos de mercadería básica de perfumería y ropa íntima, previa consulta de los inventarios para verificar existencias y revisar surtidos, en coordinación con el proveedor respectivo.

2.       Ordenar que se hagan vía sistema, las órdenes de compra de mercadería que posteriormente ejecuta el departamento de compras.

3.       Atender, por solicitud del comprador, a los proveedores de ciertas líneas con el fin de observar y analizar la posibilidad de compra de la mercadería que ofrecen.

4.       Asistir eventualmente a las exhibiciones de mercadería o “Show Rooms” organizados por los proveedores de la Empresa.

5.       Autorizar y supervisar el proceso de traspasos de mercadería de y hacia otras tiendas.

6.       Velar por la correcta ejecución de cambios de precio en la mercadería

 

Publicidad:

1.       Asistir y participar activamente de las reuniones del Pool de Publicidad cada 15 días.

 

Visual Merchandising:

1.       Dirigir y supervisar las labores de acomodo en el piso de ventas, de la mercadería que ingresa del Centro de Distribución o de las otras tiendas.

2.       Dirigir labores de reacomodo de exhibidores, percheros y mercaderías en los departamentos de ventas, a fin de brindarle sanos cambios periódicos de presentación visual a las tiendas.

3.       Seguir en todo momento, las instrucciones del manual de Presentación Visual y hacer que todo el personal a su cargo lo cumpla también.

 

Benchmarking:

Hacer visitas periódicas a los negocios de la competencia con el fin de observar sus estrategias de venta, el posicionamiento de su mercadería, su organización y cualquier otro punto de interés que pueda ser utilizado para que la Empresa logre  ventajas competitivas.

Comunicar constantemente a Compras, Mercadeo y Ventas y otras tiendas, cualquier observación o logro procedente de otras tiendas.

 

GESTIÓN DE COMUNICACIÓN

1.       Comunicar frecuentemente las conclusiones obtenidas de los análisis de reportes a los supervisores de ventas, para que en conjunto, se tomen decisiones y se implementen las medidas del caso en la Tienda.

2.       Comunicar frecuentemente a los supervisores, y cuando corresponda, a todo el personal, la información oficial e importante emanada de otras áreas de la Empresa

3.       Transferir  y dirigir  toda la comunicación desde y hacia la tienda, manteniendo informado a todo su personal respecto a la empresa, decisiones, acciones y otros temas de interés.

4.       Comunicarse constantemente con otras tiendas, a manera de benchmarking, con el fin de enterarse de  buenas acciones e implementarlas en su tienda.

 

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

1.       Verificar que todo el personal a su cargo cumpla con las políticas y procedimientos emanados por todas las áreas de la Empresa, ejecutando acciones correctivas y disciplinarias en coordinación con la Gerencia de Recursos Humanos, cuando se verifiquen incumplimientos.

2.       Verificar que cada uno de sus colaboradores desarrolle en forma correcta las funciones que demanda su puesto de trabajo, capacitándolos constantemente en destrezas técnicas, en actitudes y en conocimientos.

3.       Atender los asuntos especiales y problemas personales que le presenten sus colaboradores, procurando la s  solución de los mismos en aras de su bienestar laboral.

4.       Velar por la motivación del personal a su cargo.

5.       Solicitar a la Gerencia de Recursos Humanos la contratación de nuevos colaboradores, previa autorización mediante firma del Gerente de Mercadeo y Ventas y participando activamente del proceso de selección mediante entrevistas y verificación de perfiles.

 

Lista de actividades.

 

Actividades Habituales

1.        Apertura la puerta de acceso a los empleados, considerando para el efecto y por razones de seguridad, estar acompañada de al menos dos personas de servicios generales.

2.        Encienda las luces e instalaciones eléctricas del almacén.

3.        Revise novedades de: orden, limpieza y seguridad en el área de ventas y atención al público. En caso de existir alguna novedad, instruir al personal acerca de la solución inmediata.

4.        Encienda equipo técnico de comunicación, y verifique su funcionamiento. En caso de que exista alguna falla en el funcionamiento, comunicarse con departamento de sistemas.

5.        Habilite e ingrese clave personal al sistema.

6.        Verifique las faltas y atrasos del personal, determine si aprueba la justificación de las mismas.

7.        Asigne tareas y labores al personal a su cargo.

8.        Apertura puertas de ingreso a los clientes, acompañada de personal de servicios generales.

9.        Verifique lectura de mail y comunicaciones recibidas.

10.      Ejecute a través del sistema la transacción de transmisión de marcación de hora de entrada del personal.

11.      Verifique, cuadre y apruebe en coordinación con la Cajera Recaudadora los valores a ser depositados a los bancos.

12.      Efectúe recorrido por el piso de ventas; verifique el cumplimiento de: exhibición de las secciones, estado de la mercadería, labor de ventas y atención del personal.

13.      Atienda a los clientes que requieran algún tipo de información o servicio.

14.      Coordine y apruebe la recepción y descarga de la mercadería enviada desde el centro de distribución. De acuerdo con los manifiestos de envío (formularios que describen el detalle de la mercadería) revise la cantidad de cajas recibidas y la descripción (transferencias, envíos).

15.      Verifique si existe mercadería a ser devuelta o transferida, si se efectúa la devolución o transferencia, elabore el  documento de salida de mercadería, revisando la correcta descripción de dichas devoluciones.

16.      Elabore registro de entrega de mercaderías al piso de ventas.

17.      Supervise en forma general las labores del personal del almacén.

18.      Efectúe el cierre de puertas de acceso a los clientes.

19.      Deshabilite y apague el sistema de comunicación y computación.

20.      Apague las luces e instalaciones eléctricas.

 

Actividades Eventuales.

1.        Revise en el área de ventas y/o a través del sistema la rotación o movimientos de la mercadería del almacén.

2.        Apruebe cambios de precio en la mercadería de acuerdo al estado de antigüedad, daños o defectos de fábrica.

 

PERFIL DEL CARGO:   GERENTE DE TIENDA

 

DESCRIPCIÓN GENERAL

CONOCIMIENTOS ADICIONALES

Edad: Mayor de 30 Años

Nacionalidad: Ecuatoriana de preferencia

Sexo: Femenino

Estado Civil: Soltero Preferiblemente

Manejo del Sistema Operativo Windows y de herramientas como Word,  Excel y Power Point.

Conocimiento básico del Idioma Inglés

 

NIVEL ACADÉMICO

Preferentemente profesional titulado, o que se encuentre finalizando estudios en Administración de Empresas, Mercadeo y Ventas o Ingeniería Industrial.

 

EXPERIENCIA PROFESIONAL

Experiencia mínima de cuatro años en áreas de ventas, administración o servicio al cliente en empresas similares.

 

RESPONSABILIDADES

Firma de responsabilidad:              

Manejo de dinero:                         

Manejo de herramientas

Técnicas (Software-hardware):        

Trato con el cliente externo:           

 

APTITUDES Y PERSONALIDAD

    Responsabilidad.

    Iniciativa

    Creatividad

    Don de mando.

    Buena organización

    Capacidad y Criterio en toma de decisiones.

    Buen manejo de relaciones interpersonales.

    Habilidad numérica.

    Excelente trato hacia el cliente.

    Capacidad de trabajo bajo presión.

 

REPORTA A

Gerencia de Mercadeo y Ventas

 

SUPERVISA A

Todo el personal de la tienda.