SECRETARIA DE GERENCIA

 

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

 

CARGO: SECRETARIA GERENCIA

 

Descripción del Cargo

Es responsable de ejecutar labores secretariales  de la dependencia asignada.

 

Ubicación del cargo

El cargo se ubica área administrativa en Tienda Central, atendiendo y coordinando  sus actividades en el departamento asignado.

 

Responsabilidades y Funciones.-

 

GESTIÓN ADMINISTRATIVA.

Preparar, tramitar, y controlar la documentación generada en la gerencia general.

Confección de cartas, escritos, informes, contratos, acuerdos, actas, informes, facturas, y documentos en general.

Convocar a sesiones o reuniones.

Llevar el control de la agenda del gerente de área.

Velar por el ornato de las oficinas de los directivos y gerencia general.

Coordinar las labores, giras y gestión de cobro del mensajero motorizado.

Coordinar las funciones y actividades del mensajero interno, tales como: entrega y distribución documentos, ir a bancos, empresas, etc.

Atender a proveedores y entregar las ordenes de compra.

Comunicar la participación a reuniones al departamento de compras, publicidad, gerencias varias e interesados.

Controlar presupuesto de Publicidad con la facturación de la Agencia de Publicidad Mccann .

Mantener discreción sobre los asuntos confidenciales de la empresa.

Evacuar las consultas que estén a su alcance.

Preparar los informes que se le soliciten.

Llevar controles administrativos vía expedientes, archivos, catálogos, computador u otros similares.

Colaborar con otras funciones afines.

 

GESTIÓN OPERATIVA.

Recibir, clasificar, tramitar y controlar la correspondencia y documentación diversa recibida, tanto interna como externa.

Atención telefónica de acuerdo a las normas de cortesía establecidas y dar el debido curso

Recoger y canalizar los mensajes dirigidos al personal de la dependencia o enviados por este.

Enviar comunicaciones internas y documentos relacionados a los diferentes departamentos administrativos.

Solicitar y mantener suministros de cafetería.

Tramitar con la agencia de viajes la compra de boletos.

Realizar envíos de encomiendas al exterior.

Efectuar cancelación y registro de las pólizas del INS.

Receptar los periódicos y distribuir.

Coordinar con los departamentos el uso  de la sala de sesiones.

Enviar comunicaciones vía fax, correo electrónico y apartado postal a empresas e identidades.

Mantener el orden y buena presentación de la sala de secciones y accesorios( tv, proyector slice, pizarra, etc.)

 

PERFIL     del CARGO:   SECRETARIA GERENCIA

 

DESCRIPCIÓN GENERAL

Edad: 20-35 Años

Nacionalidad: Costarricense

Sexo: Femenino (preferiblemente)

Estado civil: Casada preferiblemente

 

NIVEL ACADÉMICO:

Bachiller de secundaria.

Estudios de secretariado.

Conocimientos del idioma Ingles.

 

CONOCIMIENTOS ADICIONALES

Amplio manejo del sistema operativo WINDOWS y de las herramientas Word, Excel y Power Point.

Deseable que posea titulo de Oficinista

 

EXPERIENCIA LABORAL

Preferible un  año de experiencia en el puesto.

 

RESPONSABILIDADES

Firma de responsabilidad:           No

Manejo de dinero:                      No

Manejo de equipo específico:     

Trato con el cliente externo:       

 

CUALIDADES Y PERSONALIDAD

Excelente presentación personal           

Responsable y dedicada.

Receptiva y Servicial

Buen manejo de las relaciones interpersonales.

Dinámica y activa.

 

REPORTA A

Gerente del Área.

 

SUPERVISA A

Ningún puesto.